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PPT也能“邮件合并“

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阅读次数 39      发表日期 2021-11-11 23:14
最近接到一个任务,有100张荣誉证书要分页插入到PPT中,这些证书除了获奖者姓名不一样,其他都相同。如果在Word中,我们完全可以通过“邮件合并”来完成,可PPT没有这个功能,难道要一页一页地添加吗?其实,只要用OK插件就能让PPT也完成“邮件合并”。
首先,安装OneKeyTools插件(下载地址http://oktools.xyz),简称OK插件,该插件所有功能都免费。打开PowerPoint,插入空白证书图片,输入固定的文本内容,这里的姓名是单独的文本框(图1);选中页面后按下“Ctrl+D”复制出第2页,将该页的姓名(某某某)删除,留着后面自动填充姓名;再选中第2页并按住“Ctrl+D”不放,复制99个页面,这样没有填充姓名的页面是100个,一共是101个页面。
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小提示:
OK插件的版本有很多,这里推荐使用官网最新版OneKey Lite,它比OneKey10功能更全面,而且运行速度更快。建议直接从笔者提供的官网入口下载,获取方便且安全。
然后,回到第1个页面中,将“某某某”修改为获奖者的姓名,不需要把100个姓名分别输入在文本框中,输入一个姓名按回车键换行即可,也就是一个姓名一个段落,也可以直接从其他地方复制粘贴过来;如果姓名是2个字,则中间加上空格(图2)。选中文本框,切换到“Onekey Lite”,选择“拆合文本→按段拆分”,此时会复制出所有姓名并分解在单独文本框中。
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接着,删除整段的姓名文本框,然后选中所有单个文本框中的姓名,切换到“格式”选项卡,使用“对齐”工具中的“顶端对齐”和“左对齐”,将所有姓名会重叠在一起,并且移动到姓名位置(图3)。由于有100个姓名,分别选中比较麻烦,可以按“Ctrl+A”全选页面中所有内容,然后按住“Shift”键不放,单击不需要的内容便会取消选中;也可以借助“选择窗格”选取文本框,这样会比较便捷。
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随后,选中第1个页面中的获奖者姓名,切换到“Onekey Lite”,选择“辅助功能→多图统一→选图分页”(图4),此时这里的姓名会自动依次分配到后面的页面中,姓名的顺序是由文本框的上下层次决定的,层次高的排在前面。OK插件在按段拆解文本框时,段落越往后,在页面中的叠放层次则会越往上,因此如果排名有先后,排名在前面的应该在放在段落的后面。
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最后,删除第1个页面,切换到“视图”选项卡,单击“幻灯片浏览”,便可纵览所有奖状页面(图5)。如果奖状中还有其他选项需要变动的,同样可以采用类似的方法来实现,比如,前50位是优秀教师,后50位是优秀校长,则可以在文本框的前50段输入优秀教师,后50段输入优秀校长,最后用OK插件进行“邮件合并”即可。
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